FAQ: Enterprise Content Store Store (SAP-Systemstilllegung)
Welche Datenformate können mit PBS Enterprise Content Store (ECS) verarbeitet werden?
Für strukturierte Daten unterstützt ECS die SAP-Standardformate SAP DART und SAP AIS. Diese Daten können beispielsweise aus dem SAP Data Retention Tool stammen, oder aus PBS-Werkzeugen wie PBS CONEX, PBS CONTRAX, PBS CDART oder dem PBS Database Export Interface.
Zur Anzeige von unstrukturierten Daten, die etwa in Archivsystemen gespeichert sind, verwendet ECS die auf dem PC installierten Programme, etwa Microsoft Office oder den Adobe Acrobat Reader.
Darüber hinaus ist im ECS eine Funktion zur Anzeige von Drucklisten, die im SAP-eigenen Format vorliegen, integriert.
Können auch Daten aus Non-SAP-Systemen verarbeitet werden?
ECS ist für die Verarbeitung von Daten ausgelegt, die aus SAP-Systemen stammen. Sollten die Daten aus dem Non-SAP-System im SAP AIS-Format vorliegen, so kann ECS auch diese Daten einlesen, so dass diese Daten gemeinsam mit den SAP-Daten ausgewertet werden können.
In welchen Sprachen ist ECS verfügbar?
Die Benutzeroberfläche ist umschaltbar zwischen englischer und deutscher Sprache. Da sämtliche Texte und Beschriftungen in einer offen liegenden Ressourcen-Datenbank gespeichert sind, lassen sich leicht Anpassungen vornehmen.
Die aus SAP-Systemen stammenden Dateninhalte an sich werden immer in der Sprache dargestellt, wie sie ursprünglich vorlagen und extrahiert wurden.
Wie sind die Hardwareanforderungen für Installation und Betrieb?
Für eine erfolgreiche Installation von PBS ECS sind nur geringe Mindestanforderungen zu erfüllen:
- x86 oder x64-Prozessor mit mindestens 1 GHz
- 4 GB Arbeitsspeicher (RAM)
- 2 GB verfügbarer Festplattenspeicher
- Betriebssystem Microsoft Windows® 11, Windows® 10, Windows® Server 2022, Windows® Server 2019, Windows® Server 2016
- Bildschirmauflösung 1280 x 800 oder höher
Sollen große Datenmengen verarbeitet werden (zum Beispiel DART-Extrakte im Gigabyte-Bereich), so steigen auch die Anforderungen an die Hardware.
Grundsätzlich gilt: Je leistungsfähiger Ihr PC ist, desto komfortabler ist die Benutzung der Software.
Welche Datenbank wird von ECS für die Speicherung unterstützt?
ECS verwendet den Microsoft SQL Server. Dabei kann insbesondere für die Testphase der Einsatz der kostenfreien SQL Server Express Edition erwogen werden.
Kann zur Datenspeicherung ein im Netzwerk installierter SQL Server verwendet werden?
Die Datenbank kann auf dem gleichen PC wie das ECS oder auf einem Server im Netzwerk installiert sein. Die Softwarearchitektur entspricht dem Client-Server-Modell, an eine Datenbank können also mehrere ECS-Clients angebunden werden. Für eine gute System-Performance sind kurze Antwortzeiten wichtig. Dies ist etwa dann zu beachten, wenn die Datenverbindung über ein WAN geplant sein sollte. Einfache Datenbankanfragen sollten innerhalb weniger Millisekunden beantwortet werden.
Wieviel Speicherplatz wird in der ECS-Datenbank benötigt?
Die Mindestgröße beträgt 50 MB. Darüber hinaus richtet sich der Speicherverbrauch nach der Menge der zu importierenden Daten. Also der SQL Server benötigt in etwa so viel Platz wie die Importdateien im Dateisystem benötigen, zuzüglich ca. 25 Prozent für die Speicherung der Datenbankindizes und Verwaltungsdaten.
Wie groß ist die maximal mögliche Datenmenge, die mit ECS verarbeitet werden kann?
Hier kann keine feste Zahl angegeben werden, da dies von einer Reihe von Faktoren abhängig ist, beispielsweise von der Hardware-Ausstattung. Grundsätzlich jedoch kommt mit dem Microsoft SQL Server ein Datenbanksystem zum Einsatz, das für die Verarbeitung auch großer Datenmengen geeignet ist. Zusätzlich kann durch eine geeignete Vorgehensweise beginnend schon bei der Datenextraktion dafür gesorgt werden, dass die Daten portioniert werden, um sie dann entsprechend verteilt speichern zu können, etwa in verschiedenen ECS-Repositories oder in verschiedenen Datenbanken.
Welche Backup-Strategie wird für ECS empfohlen?
Wir empfehlen, nach abgeschlossenem Datenimport und nach der Definition von Auswertungen (Views) die ECS-Datenbank zu sichern. Darüber hinaus ist ein regelmäßiges Backup in der Regel nicht erforderlich, da die Daten nicht geändert werden.
Das Backup geschieht mit den Mitteln des Datenbanksystems.
In welche Datenformate kann ECS Daten exportieren?
Die Daten können nach SAP AIS und nach Microsoft Excel exportiert werden. Zusätzlich kann direkt eine Excel Pivot-Tabelle erstellt werden.
Kann der ECS in der Cloud betrieben werden?
Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, die Datenbank und auch den ECS-Client beispielsweise in Microsoft Azure zu betreiben. Wir empfehlen vorab zu testen, ob die jeweilig angedachte Konstellation auch zu zufriedenstellender System-Performance führt.
Muss bei Betrieb des ECS auch noch ein SAP-System vorhanden sein?
Nein, PBS ECS läuft völlig unabhängig vom SAP-System.
Welche SAP DART-Versionen werden unterstützt?
Grundsätzlich sollten mit ECS alle DART-Extrakte importiert werden können, unabhängig davon, mit welcher DART-Version sie erzeugt wurden. Also nicht nur aus DART-Version 2.x, sondern auch solche aus früherer DART-Version 1.x.
Nicht zu allen möglichen DART-Versionen liegen uns Testdaten vor, deswegen bitten wir unsere Kunden, uns dies mitzuteilen, wenn bei bestimmten Versionen Probleme auftreten sollten
Lassen sich mit ECS auch Daten aus SAP ADK-Archiven auswerten
Unseres Wissens können SAP ADK-Dateien nur aus der SAP-Umgebung heraus gelesen werden, und ein externer Zugriff ist nicht vorgesehen. Zur Auswertung von ADK-Archiven empfehlen wir den Einsatz von PBS CONEX, PBS CONTRAX und PBS CDART. Damit werden die Inhalte der Archivdateien in lesbare Textdateien überführt, und stehen dann zur weiteren Verarbeitung – etwa in PBS ECS – zur Verfügung.
Ist mit ECS neben dem Zugriff auf die Daten, die aus der SAP-Datenbank stammen, auch der Zugriff auf Dokumente möglich, die in Ablagesystemen archiviert sind?
Ja, dies ist im ECS vorgesehen. Da ECS hierzu Informationen über die gespeicherten Dokumente benötigt, beispielsweise die Speicheradressen und zugehörige betriebswirtschaftliche Daten wie Belegnummer, Buchungskreis etc., müssen diese Informationen vorab aus dem SAP-System extrahiert werden. Dies geschieht mit Hilfe der Werkzeuge PBS Content Reader und PBS Extrakt Cockpit. Nach Import dieser Informationen können die Dokumente im ECS recherchiert und zur Anzeige gebracht werden. Der Zugriff auf das Archivsystem erfolgt hierbei über die ArchiveLink-Schnittstelle.
Eine Alternative zum Zugriff auf das Archivsystem ist die Speicherung der Dokumente im Windows-Dateisystem für den direkten Zugriff aus ECS.
Die Dokumente werden dann im Rahmen des Systemstilllegungsprojekts aus der SAP-Umgebung übertragen. Für weitere Informationen hierzu stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Können mit ECS auch SAP-Drucklisten angezeigt werden?
Ja, im ECS ist eine Funktion zur Anzeige von SAP-Drucklisten integriert. Diese Anzeige ist der SAP-Drucklistenanzeige nachempfunden
Lassen sich mit ECS auch Extraktdaten verarbeiten, die aus fremdsprachigen SAP-Systemen stammen?
Ja. Für Extraktion und Speicherung der Daten wird Unicode verwendet. Wir empfehlen jedoch, dies vorab für die gewünschte Sprache zu testen, vor allem wenn es sich beispielsweise um asiatische Zeichensätze handelt.
Unterstützt ECS die spaltenorientierte Speicherung der Daten?
Seit Version 2012 kann der SQL Server die Daten spaltenorientiert ablegen („Columnstore Index“). Daraus kann sich eine erhebliche Performance-Steigerung ergeben, insbesondere Abfragen über große Datenmengen werden oft um ein Vielfaches schneller verarbeitet. Da die so organisierten Daten stark komprimiert sind, wird zudem weniger Speicherplatz benötigt.
Wenn Sie diese neue Möglichkeit mit dem ECS nutzen möchten, dann können Sie das in den Einstellungen im ECS aktivieren.
Werden dem Anwender in ECS die Daten so angezeigt, wie er es aus dem SAP-System gewohnt ist?
ECS verfolgt nicht den Anspruch, die Anzeige- und Auswertemöglichkeiten des SAP-Systems nachzubilden. Die Daten werden tabellarisch angezeigt, die Anwender haben nicht ihre aus dem SAP-System gewohnten Anzeigen und Programme. Lediglich für Drucklisten und für einige Belegarten (wie Buchhaltungs-, Material- und Verkaufsbelege) gibt es Anzeigen, die dem SAP-Original angelehnt sind
Wie lange dauert der Import der Extraktdaten?
Die Datenrate beim Import hängt von der jeweiligen Systemumgebung und weiteren Faktoren ab. Deswegen lassen sich keine konkreten verlässlichen Zahlen nennen. Nach unserer Erfahrung sind Datenraten von ungefähr 10 bis 50 Gigabyte pro Stunde typisch.
Wird bei Ihnen dieser Wert nicht erreicht und Sie wünschen einen schnelleren Import? Dann empfehlen wir, den ECS-Client auf dem selben PC wie den SQL Server zu installieren und als Arbeitsverzeichnis ein lokales Verzeichnis zu wählen (also kein Netzwerkverzeichnis). Dadurch entfällt der Netzwerktransfer der Daten, was in der Regel zu deutlich besseren Laufzeiten beim Datenimport führt.
Außerdem wird die Benutzung von SSD-Speicher empfohlen.
Wie kann sichergestellt werden, dass alle aus dem SAP-System stammenden Daten korrekt in das ECS importiert wurden?
Bei der Verwendung von PBS CONEX werden bei der Datenextraktion zahlreiche Meta-Daten erfasst, die nachher im ECS zur Verfügung stehen. Hierzu gehören je Tabelle die Anzahl der Datensätze und Prüfsummen über alle Währungsfelder. Der ECS enthält nun Prüffunktionen, mit denen automatisch die zum jeweiligen Zeitpunkt importierten Daten verglichen werden mit den Meta-Daten der Extraktion. Wenn beispielsweise Differenzen bei der Anzahl der Datensätze oder beim Vergleich der Prüfsummen mit den tatsächlich importierten Daten auftreten, erhält der Anwender eine Meldung. So kann also geprüft werden, ob die aus dem SAP-System stammenden Daten korrekt im ECS gelandet sind.
Kann für einzelne Anwender der Zugriff auf bestimmte Daten und Funktionen eingeschränkt werden?
Je nach den Richtlinien im Unternehmen kann es erforderlich sein, die Berechtigungen der Benutzer für die Ausführung bestimmter Funktionen oder für den Zugriff auf bestimmte Daten einzuschränken. In PBS ECS ist ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept implementiert. Ein Administrator legt die Berechtigungen für die jeweiligen Benutzerrollen fest. Jeder ECS-Benutzer ist nun einer Benutzerrolle zugeordnet, deren Berechtigungen er übernimmt. Es können grundsätzlich drei Arten von Berechtigungen vergeben werden:
- Berechtigungen für bestimmte Aktivitäten (Beispiel: Festlegen welche Benutzer Dokumente aus dem Ablagesystem abrufen dürfen)
- Berechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Objekte / Dateien (Beispiel: Festlegen welche Benutzer auf welche DART-Extrakte zugreifen dürfen)
- Zugriffseinschränkungen auf Datensätze anhand bestimmter Feldwerte (Beispiel: Festlegen welche Benutzer auf Datensätze aus welchen Buchungskreisen zugreifen dürfen)
Gibt es eine kostenfreie Testversion der Software?
Ja, bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter info@pbs-software.com
Wie kann die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet werden?
Beispielsweise aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen gibt es in manchen Anwendungsszenarien die Anforderung, dass die in der ECS-Datenbank gespeicherten Daten schreibgeschützt werden sollen. Zu diesem Zweck werden beim Import die aus SAP-Systemen stammenden Daten in einer bestimmten Dateigruppe der ECS-Datenbank gespeichert. Der Name dieser Dateigruppe ist „SAP_DATA“. Der Datenbankadministrator kann dieser Dateigruppe die Eigenschaft „Schreibgeschützt“ zuweisen, damit gewährleistet der SQL Server die Unveränderbarkeit der importierten SAP-Daten.
Wie unterstützt ECS bei Steuerprüfungen?
Die Bereitstellung der relevanten Daten per Datenträgerüberlassung geschieht mit Hilfe der ECS-Views. Nach der Datenselektion exportiert ECS die Daten in das geforderte Format (SAP AIS) und erzeugt bei Bedarf eine XML-Datei gemäß dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung. Die Daten können so mit der Analysesoftware IDEA der Finanzverwaltung gelesen werden.
ECS wird mit einer Reihe von vordefinierten Views ausgeliefert, die für den Einsatz bei Steuerprüfungen vorgesehen sind. Diese Views entsprechen den Views, die auch von SAP im Data Retention Tool für diese Zwecke zur Verfügung gestellt werden.
ECS enthält einen graphischen View-Builder. Bei Bedarf können Sie damit leicht die vordefinierten Views entsprechend den jeweiligen Anforderungen erweitern oder neue Views erzeugen.
Bei Steuerprüfungen verwenden wir zur Erzeugung der angeforderten Daten nicht die DART-Views, sondern den DART-Extraktsplitter der SAP. Gibt es eine ähnliche Funktion im ECS?
Ja, ab Version 4.5.11 enthält ECS den Datenextrakt-Splitter. Hiermit können Sie zu jedem in einem DART-Extrakt enthaltenen Segment eine View-Datei erzeugen. Auch hier erfolgt der Datenexport im geforderten Format (SAP AIS).
Wie unterstützt ECS den Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß DSGVO?
Um den gesetzlichen Anforderungen der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachzukommen, kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten zu sperren oder zu löschen. Zu diesem Zweck kann in ECS eine Liste mit den betroffenen Feldern angelegt werden. ECS sorgt dann dafür, dass die Daten dieser Felder den Benutzern nicht mehr angezeigt werden. Darüber hinaus enthält ECS eine Funktion, mit der diese Daten physisch aus der Datenbank gelöscht werden können.
Mit ECS wird ein Template mit personenbezogenen Feldern ausgeliefert, das Sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.
Lässt sich ECS auch in der Cloud betreiben?
Beispielsweise kann ECS in Azure, der Cloud-Computing-Plattform von Microsoft, betrieben werden. Zu diesem Zweck wird im Azure-Portal ein Virtueller Computer erstellt. Dabei bietet sich an, ein Windows-Image mit vorinstalliertem MS SQL Server auszuwählen. Auf diesem Virtuellen Computer wird nun ECS installiert, die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht von der Installation auf einem lokalen Computer. Zur Nutzung von ECS können sich die Benutzer nun per Remotedesktopverbindung mit dem in der Cloud betriebenen Virtuellen Computer verbinden.
