Signatur-geschützte Datenablage
für archivierter SAP-Dokumente
Boehringer Ingelheim erforscht, entwickelt, produziert und vertreibt weltweit Arzneimittel. Dabei konzentriert sich das Unternehmen auf die Geschäftsbereiche Humanpharma und Tiergesundheit. Das Unternehmen benötigte für seine globalen Geschäftsbeziehungen mit zahlreichen Landesgesellschaften eine Standardlösung zur Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur für archivierte SAP-Dokumente. Ziel war es, vor allem eingehende Original Papierdokumente möglichst zeitnah zu vernichten und zur vereinfachten Handhabung nur noch digitale Unterlagen zu bearbeiten.
Die Konzeption und die Implementierung der Lösung führte Savento in intensiver Zusammenarbeit mit seinem langjährigen Partner, der PBS Software GmbH, durch. Die entstandene Signatur-Lösung mit Anbindung an eine bestehende Webservice-Schnittstelle der Zertifizierungsstelle fand anschließend Eingang in den Standard des PBS ContentLinks, einer schlanken Verbindung von SAP- und Speichersystemen zur Datenablage.
Lösung
Auf Basis eines Content Repositorys konnte die Signierung und der Zeitstempeldienst für ein- und ausgehende Archivdokumente aktiviert werden. Die Signaturdateien, Signatur und Zeitstempel, werden als zusätzliche Komponenten gemeinsam mit dem Archivdokument in einem Centera-Speichersystem archiviert. Savento ergänzte die Lösung um einige SAP-Reports speziell für die Anforderungen der italienischen Landesgesellschaft. Sie dienen der Offline-Bereitstellung von Signaturdaten für das Finanzamt. Hier wurden Vorgaben nach dem Standard der europäischen Finanzbehörden umgesetzt.
Als großen Vorteil erachtet man bei Boehringer Ingelheim, dass die im PBS ContentLink integrierte Signaturlösung im SAP-System bedient wird und keine eigene Anwenderoberfläche benötigt. So lässt es sich unter anderen auch einfach kontrollieren, falls Probleme bei der Signierung auftreten sollten. In der Vergangenheit ist es zum Beispiel vorgekommen, dass ein extrem großes Dokument nicht signiert werden konnte. Schließlich stellte sich als Ursache heraus, dass die Zertifizierungsstelle die Dokumentengröße begrenzt hatte und zur Lösung des Problems den Wert erhöhen musste.
Fazit
Die Signaturlösung wurde zur großen Zufriedenheit von Boehringer Ingelheim trotz des knapp bemessenen Projektzeitrahmens termingerecht umgesetzt. Bei Boehringer Ingelheim freut man sich über die schlanke und auch äußerst flexible Lösung, die je nach Anforderung der verschiedenen Landesgesellschaften unterschiedlich eingesetzt werden kann. Somit konnte sich PBS ContentLink als globale SAP-Archivierungslösung bei Boehringer Ingelheim etablieren.
