Stilllegung eines SAP Systems, Legacy Daten sicher aufbewahren

Die REWE Group ist ein international tätiger Handelskonzern mit Sitz in Köln. Die Geschichte reicht bis ins Jahr 1927 zurück. Nach dem Zweiten Weltkrieg entstand aus dem genossenschaftlichen Einkaufsverband einer der größten Handelskonzerne Deutschlands. In den 2000er Jahren entwickelte sich die Touristik zu einem zweiten Standbein. Der Konzern ist genossenschaftlich organisiert; die REWE-Zentralfinanz eG bildet die Konzernobergesellschaft; das Supermarktgeschäft in Deutschland wird über die Konzerngesellschaft REWE Markt GmbH gesteuert. Im Jahr 2019 übernahm die REWE Markt GmbH die Supermärkte Nord mit ca. 9.000 Beschäftigen und ca. 150 Märkten.

Um doppelte Strukturen zu vermeiden und Kosten zu senken, sollte das SAP-System von den in den Konzern übernommenen Supermärkte Nord nicht mehr produktiv weiterbetrieben werden. Im Gegensatz zu den aktuellen, operativen Daten sollten die Legacy-Daten nicht in das REWE SAP-System überführt werden. REWE stand vor der Herausforderung dennoch diese Daten für steuerrelevante Prüfungen möglichst kostengünstig aufzubewahren. Da auch die kaufmännischen Zusammenhänge erhalten bleiben sollten, fiel die Wahl zur Stilllegung des SAP-Systems der Supermärkte Nord auf die PBS-Lösung Enterprise Content Store. Der PBS ECS ist eine PC-basierte Lösung, in die man problemlos Daten (z.B. für Steuerprüfungs-zwecke) aus der SAP-Systemumgebung extrahieren und den prüfenden Instanzen zur SAP-unabhängigen Verarbeitung aushändigen kann.

SAP-unabhängiger Datenzugriff

Im Rahmen des Projekts lag der Schwerpunkt auf der kompletten Übernahme der Legacy-Daten inklusive der anhängigen Dokumente aus den Bereichen Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung und dem Personalwesen.
In Summe mussten demnach 7 Buchungskreise in PBS ECS überführt werden. Hierbei handelte es sich um die drei Buchungskreise Vertrieb, Logistik und Verwaltung aus dem ERP-System und vier weitere Buchungskreise aus dem HR-System. Daraus ergab sich ein Datenvolumen von insgesamt 740 GB. Dieses Volumen setzt sich aus 4,5 Mio. CO-Belegen und 35 Millionen FI-Belegen zusammen. Im HR-Bereich waren es alle Personalstammdaten- und Abrechnungen, Arbeitszeitauswertungen und Reisedaten für 86.000 Personalnummern. Die Extraktion dieser Daten wurde von PBS mit dem Extraktionswerkzeug CONEX durchgeführt. Neben den strukturierten Daten aus der SAP-Datenbank mussten die entsprechenden Dokumente und Drucklisten gesichert werden. Hier konnte PBS mit Hilfe des Content Readers und dem Extrakt Cockpit REWE optimal unterstützen. Mit diesen Tools wurden die Verknüpfungen zu den unstrukturierten Daten in den bisherigen Ablagesystemen hergestellt. Im Anschluss konnten die 470.000 Dokumente (FI-Rechnungsbelege etwa im PDF-Format) und 800 SAP-Drucklisten heruntergeladen und sicher im Dateisystem des PC-basierten ECS ​​​​​​​gespeichert werden. Der Betrieb des ehemaligen Content Management Systems konnte somit ebenfalls eingestellt werden.

Einfache Weiterverarbeitung

Alle Legacy-Daten der betroffenen 7 Buchungskreise mitsamt der HR-Daten wurden erfolgreich mit den PBS-Mitteln aus dem SAP-System extrahiert und in den PBS ECS importiert. Dort stehen sie zur Auswertung mit vorgefertigten Views zur Verfügung. Darüber hinaus können die Daten im SAP AIS-Format exportiert werden, etwa für Prüfungen der Steuerbehörden oder der Sozialversicherung, sowie zur Weiterverarbeitung an MS Excel weitergegeben werden.